Sistema de clasificación de paneles cerámicos

Nos ponemos en situación:

Como (casi) todo el mundo sabe, yo trabajo en una fábrica de azulejos. Allí tengo diferentes cometidos: llevo la parte de diseño gráfico y la web, la parte de promoción y lanzamiento de productos, soy el encargado de complementar las diferentes series de azulejo que se van sacando al mercado, y cuando llega la época del año en que hay que asistir a alguna feria o algún evento similar, soy el encargado de llevar toda la logística necesaria.
(Ya estamos en situación).

Problema:

En mi trabajo del día a día, una de mis funciones en el departamento de promoción es dirigir el taller donde se montan todas las muestras que se mandan a los clientes. Ya sea desde una pieza de la serie x que les hace falta, hasta un expositor completo con 25 paneles de 2 m2 chapados con toda la gama de nuestro material.
Estos paneles de 2x1 metros que van chapados con las diferentes series de material, representan un ambiente para que nuestros clientes los expongan en sus tiendas.

El problema viene cuando en fábrica cada comerical hace la selección de los paneles que tiene que enviarle a sus respectivos clientes. Puede tener muy claro qué modelos ha de ponerle, pero ¿cómo transmitimos al taller que debe montarlos cómo queremos que chapen cada panel? "Vale, yo sé que quieres el color naranja con el azul claro, per ¿dónde narices te pongo la cenefa?¿Arriba?, ¿abajo?, ¿izquierda? ..." . "¿Y el color oscuro donde va? ¿Así de lado, en diagonal?" Preguntas con dificil respuesta...

Por parte del Dpto. Comercial, cuando graban un pedido de paneles, ellos crean lo que llamamos una composición, que es un código que se introduce en el programa informático de gestión de la fábrica y tiene asignadas unas cantidades de material que son las que han de chaparse en el panel. Por ejemplo 6 piezas de color blanco, 8 piezas verdes, 3 piezas de nosequé cenefa... En fin, información bastante abstracta para que cuando el comercial introduce ese código en el ordenador y unos días después me llega a mí para que lo ponga en marcha en el taller, sepamos, intuyamos, o nos acordemos de como tenía que ir puesto el panel del cliente fulanito.

¿Qué provoca esto? El departamento comercial lo llama "Errores de los de muestras" ("¡Este panel no es como yo lo quería!, Así no venderemos nada...")
Yo prefiero llamarlo "Falta de comunicación" o definirlo como "No todos somos tan listos como los comerciales".

En fin, estaba claro que con la información que se transmitía con el código de composición quedaban cosas pendientes... falta de información que obligaba continuamente a suponer ciertas cosas que, a veces suponían aciertos y a veces errores.

Planteamiento:

Pensaba que lo más adecuado sería crear un código alternativo que definiera la colocación (por llamarlo de algún modo) de las piezas en el panel.
Este código quería que definiera las siguientes características:

- Debía de definir el formato del azulejo que se coloca, ya que hay series donde una misma pieza está en varios tamaños.
- Debía de definir si la colocación de las piezas era vertical, horizontal, diagonal, etc.
- Si el panel debía de tener alguna cosa característica (por ejemplo piezas con precorte) tenía de diferenciarse.
- A parte de esto definir características como colocación o no de cenefas, representación de pavimentos, etc.

Era mucha información así que llegue a la conclusión de que hiciera lo que hiciera, debería acompañar el sistema de codificación con algún tipo de "álbum" o banco de imagenes para dar al menos un ejemplo de como se representa cada código.

Solución tomada:

El nuevo "Código de colocación" que iba a crear constaría de una letra y tres números (por ejemplo D111).

La letra D significa que se trata de colocación para un panel de expositor.
Decidí a posteriori definir también este campo ya que así me dejaba abierta la puerta a, en un futuro, ampliar el código para otros tipos de muestras que se hacen en el taller (por ejemplo algunos expositores pequeños u otras cosas). No quedaba limitado el código solo a paneles de expositor grandes.

Cada uno de los tres números definían a su vez una de las características mencionadas más arriba.

- El primer número (centena) definía el formato de las piezas que van, así pues si yo hablo de un panel Boston Beige D130, ya sé que quiero piezas de la serie Boston, de color Beige de formato tipo 1.
Concretamente se definieron 7 formatos distintos, por lo que el código en cuestión podía empezar por la centena 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7. Cada una significa un formato de piezas colocadas en el panel.
- El segundo número (decena) indica la colocación del panel, si es horizontal, vertical, diagonal, o si es un panel de despiece mostrando una gama concreta de piezas.
Para concretar, si la decena va desde el 00 hasta el 49 signiica colocación horizontal, del 50 al 79 vertical, y del 80 al 99 despieces y paneles técnicos.
- El tercer número (unidad) significa el "dibujo" concreto que tiene el panel. Si lleva una cenefa en una determinada posición u otra, si llevamos algúna cosa especial, etc.
Concretamente se definió que entre 00-19 ó 50/69 eran composiciones básicas o más habituales, desde 20-39 ó 70/89 significa que usamos alguna bas con precorte o cosas similares, y desde 40-49 ó 90-99 tenemos cosas raras o que no sean definibles por otra codificación.

Teóricamente era bastante completo. Admitía un gran número de posibilidades, era relativamente sencillo de usar una vez lo habías tenido entre manos un par de veces...

Pero faltaba una detalle muy importante. El soporte visual.
Como se definían códigos, más o menos, por "dibujo" del panel concreto, tenía que acompañar cada código (o en el menor de los casos los definidos como "habituales o báscos" de su correspondiente dibujo. Luego cada uno ya pondría en el panel el modelo que le interesara pero la colocación era estándar.

Así pues, redacté un "manual de instrucciones" para explicar detalladamente y con ejemplos cómo funcionaba exactamente este nuevo sistema y lo acompañe de un album con 71 imagenes para que la mayor parte de ejemplos habituales quedara soportado de su imagen respectiva.

Valoración casi un año después:

Personalmente pienso que se ha avanzado considerablemete gracias a este aspecto.
Los operarios del taller tienen una función mucho más ejecutora (piensan menos y trabajan más) y los comerciales también tienen más control en esta faceta de su trabajo y se evitan sorpresas inesperadas.

Por otra parte, al identificar cada colocación concreta con un número que la define, es posible que a largo plazo, el número de códigos distintos sea algo mayor que hoy (deben existir alrededor de 80 posibilidades distintas contando todos los formatos). Si este número crece mucho más puede llegar a ser molesto, pero de momento parece ser una amenaza al sistema que pueda tardar años en llegar realmente y dejar el sistema desfasado.

De momento valoración muy positiva.